Pobeda voli pripremu
Čak i u malim pregovorima, uspeh traži pripremu i kreativnost
Dragi prijatelji, “Poslovno pregovaranje u farmaciji” je prva “licem u lice” uživo radionica, koju sam održao posle tromesečne pauze zbog izbijanja epidemije Covid-19.
Poslednjih nekoliko nedelja naučili smo mnogo lekcija, a jedna od najznačajnijih je da je važno biti spreman za krizu koja može da nas zadesi u svakom trenutku.
Često imamo priliku da čujemo da su dobri pregovarači oni koji brzo razmišljaju “na nogama”, ili, oni koji su snažni govornici, oni koji bolje diskutuju od svog kolege. Naravno, te stvari jesu od pomoći. Ali, u svom iskustvu u poslovnim pregovorima koje je duže od 20 godina, najbolji pregovarači koje sam video u akciji, koji najčešće ostvare cilj koji sebi i svom timu postave u pregovorima, su oni koji su najpripremljeniji i najkreativniji.
Ko propusti pažljivu pripremu pred početak pregovora, pripremio se da nešto propusti u pregovorima
U poslu, najveća greška koju čine pregovarači – i to ona koju mnogi prave rutinski – ne uspevaju temeljno da se pripreme za pregovarački proces. Razlozi za lošu pripremu su različiti – od stava da pažljiva priprema nije toliko važna i da možemo bez nje, do, najčešće, lošeg upravljanja vremenom, pri čemu se priprema ostavlja za poslednji trenutak i ne posvećuje joj se dovoljno vremena i pažnje.
Ako niste uradili potrebne analize i istraživanja, ako niste izvršili odgovarajuću pripremu, velika je verovatnoća da će vrednost umesto da završi u vašim rukama, ostati na stolu, pa čak i da će je iskoristiti druga pregovaračka strana.
Radionica koju sam vodio, posvećena je pripremi za uspešne pregovore. Razgovarali smo kako da se suočimo sa teškim ljudima i problemima u pregovaračkom procesu , kako da izbegnemo negativan scenario tako što ćemo dobro da razmislimo o svojim interesima, interesima druge strane i onome što bi se moglo dogoditi kada sednemo za pregovarački sto.
Priprema je ključ za uspešne pregovore, ali malo ljudi za nju odvaja dovoljno vremena pre početka pregovora. Mogu da navedem puno primera, gde su mi prodavci, stručni saradnici u farmaceutskim kompanijama, govorili da za pripremu odvajaju onoliko vremena koliko imaju na putu do kancelarije svog kupca. To može i da bude u redu ako je vaš sastanak u Ljubljani, a živite i radite na Novom Beogradu. Ali, takav pristup je recept za neuspeh ako ste iz Beograda krenuli na sastanak sa kupcem u Novom Sadu.
Umesto da vreme putovanja koristite kao merilo, trebali biste da uložite bar onoliko vremena za pažljivu pripremu, koliko mislite da će pregovori trajati – u najmanju ruku.
To važi za čak i naizgled jednostavne rasprave. Ako ste zakazali dvočasovni razgovor, provedite bar dva sata pripremajući se. I što su složenija pitanja o kojima ćete pregovarati, više i bolje morate da se pripremite – bar udvostručite ili utrostručite trajanje vremena za pripremu, od onog koje ćete provesti za stolom.
Postoje slučajevi kada nećete moći da se temeljno pripremite: na primer, vidite šefa u hodniku kako užurbano ide na sastanak i morate brzo da se dogovorite kada ćete mu doneti neki izveštaj; prodavac se neočekivano pojavljuje na vratima i želi da pregovara o kupovini nove količine vaših proizvoda; ili, kupac zove da zahteva ustupak. U tim okolnostima – i pre bilo kakvih pregovora – korisno je da se zapitate koji su vaši ključni interesi i šta bi mogla da traži druga strana, razmišljajući o kreativnim rešenjima i identifikujući ubedljive argumente. Ako diskusiju smatrate pregovaranjem, a ne kao kratak neformalni razgovor , veća je verovatnoća da ćete je tretirati uz disciplinu koja je neophodna da biste ostvarili uspeh. A uspeh u pregovorima je ostvarivanje najboljeg mogućeg rezultata, u nizu mogućih opcija.
Pre bilo kakvog važnog pregovaranja, dobro je postaviti sledeća pitanja:
Šta želim od ovih pregovora? Navesti kratkoročne i dugoročne ciljeve vezane za pregovore.
Koje su moje(naše) snage – vrednosti, veštine i sredstva – u ovom pregovaračkom procesu?
Koje su moje(naše) slabosti , gde smo ranjivi u ovom pregovaračkom procesu?
Zašto druga strana pregovara sa mnom? Šta ja to imam?
Koje lekcije iz ranijih pregovora možemo da iskoristimo u fazi pripreme kako bismo poboljšali svoje performanse?
Gde i kada treba da se vode pregovori?
Koliko bi trebalo da traju pregovori? Sa kojim rokovima se suočavamo?
Koji su moji(naši) interesi u predstojećim pregovorima? Kako su rangirani po značaju?
Koja je moja(naša) najbolja alternativa pregovaračkom sporazumu ili “BATNA”? To jest, na koju bih se opciju obratio ako nisam zadovoljan ugovorom o kojem pregovaramo ili ako postignemo zastoj? Kako mogu ojačati svoju(našu) BATNU?
i drugo …
Kreativnost u pronalaženju rešenja
Pored pažljive pripreme, važan faktor za uspeh u pregovorima je kreativnost.
Kao što sam već rekao, cilj u svakim, pa i u najtežim pregovorima je doći do najboljeg rešenja od mnogih mogućih opcija. Što više opcija imate na raspolaganju, vaša kreativnost više dolazi do izražaja. Kada unapred pronalazite mogućnosti kroz “brainstorming” vašeg tima, ili, samo kroz razgovor sa vašim kolegom, vaš cilj je da razvijete moguća rešenja koja zadovoljavaju interese svih strana koje su uključene u pregovore, a koja u osnovi odgovaraju vašim potrebama i ciljevima koje ste sebi i svom timu postavili pred početak pregovora.
Pre nego što počnete da pregovarate, zapišite što više dobrih, loših, slobodno i “ludih” ideja, koliko god možete da se setite. Nemojte da se zadovoljavate sa jednom ili dve opcije. Cilj, za jednostavnije pregovore, treba da bude najmanje sedam ili osam opcija, a mnogo više u složenim pregovaračkim procesima. Dozvolite sebi da smislite i rešenja koja izgledaju nerealna – često ćete od tih nemogućih rešenja videti put ka održivoj opciji.
Kada radite unapred, ne brinite o tome da li ćete ove opcije preneti drugoj strani kad uđete u pregovore, samo budite kreativni. Ako vam ponestane ideja, vratite se unazad i razmotrite svoja i njihova interesovanja i pogledajte da li možete da smislite nove opcije koje će se odnositi na komplementarne skupove interesa pregovaračkih strana, ili, koje će ukloniti sukobljene interese.
Tretiranje svakog razgovora kao pregovora sa potencijalnim sukobom, za koji se treba dobro pripremiti unapred i biti kreativan, pomoći će vam da postignete najbolje rezultate bilo da kod kuće pregovarate sa supružnikom oko opcije godišnjeg odmora, ili, na poslu sa kolegama, kupcima, dobavljačima .