Današnji menadžeri osećaju da su pod  stalnim stresom. Vreme im je, skoro uvek, prekratko. Mnogi zadaci koje izvršavaju su stresni. Međutim, pravilnim planiranjem mogli bi da imaju više vremena. Više vremena za stvari koje su im zaista važne.

Jedan menadžer u međunarodnoj kompaniji koja se bavi trgovinom, ovako je opisao svoj problem:

Svakodnevno živim sa  nedostatkom vremena. Mnogi zadaci su za mene veliko opterećenje. I pre nego što započne moj dan, iscrpljen sam i umoran. Šta da radim?

Nedostatak vremena je značajan faktor rizika koji dovodi do sagorevanja na poslu. Svako ko ima osećaj da mu ponestaje vremena, praktično je uvek pod stresom. Stres bi se mogao izbeći u mnogim slučajevima, iako nemamo uticaj na sam faktor vremena – jer čak i uz najveći napor nismo u mogućnosti da produžimo 24 sata dnevno na 26.

Sa druge strane, imamo ogroman uticaj na to kako koristimo svoje vreme. Međutim, razvoj vremenskih kompetencija takođe zahteva vreme. Ako želite da integrišete uspešno upravljanje vremenom u svoj (radni) život, prvo morate biti jasni u vezi jedne stvari: moraćete da uložite puno vremena za koje, u ovom trenutku, imate osećaj da  vam već nedostaje. Zvuči paradoksalno, ali, ova investicija će se isplatiti – na više načina.

Ovaj nepotpun post, nepotpun jer je temu planiranja nemoguće obraditi u okviru jednog posta na blogu,  posvećen je važnoj vremenskoj kompetenciji – planiranju. Boljim planiranjem dolazite i do boljeg pregleda nadolazećih zadataka i aktivnosti za dan koji je pred vama. Zbog toga se osećate manje stresno. A manje negativnog stresa, daje više slobode za kreativnost. Fokus se može usmeriti na ono suštinsko, ono što je za vas najvažnijhe. Takođe, razvojem ove važne  vremenske kompetencije, svoje ciljeve na različitim životnim  područjima ostvarujete  brže i sistematičnije, a dobijate više prostora za porodicu, prijatelje i hobije.

Pet faktora koji vam mogu pomoći za sistematičnije i uspešnije planiranje vremena su:

1. Zapišite zadatke koje treba da uradite, uključujući i sitnice i rutinske poslove u listu obaveza (jednostavna “to do” lista)
2. Procenite dužinu vremena koja je potrebna za njihovo uspešno dovršavanje
3. Fleksibilno isplanirajte vreme uključujući i rezervno vreme za nepredviđene okolnosti
4. Donesite odluke – pojedinačne zadatke možete kategorisati na sledeći način: A – važan i hitan, B – važan i nije hitan, C – hitan i nije važan, D – nije hitan i nije važan. (Odlučite da zadatke D izbrišete sa liste obaveza, zadatke C delegirate, zadatke B odložite, a svoju pažnju i energiju usmerite na zadatke A).
5. Pratite realizaciju i dodatno prekontrolišite da li je planiranje dobro i realno napravljeno.

(Napomena: Ovih pet faktora sastavni su deo “ALPEN” metode, čiji je tvotac Lothar Seiwert, vodeći stručnjak nemačke škole za upravljanje vremenom. Veoma je važna, ali, kao i svaka metoda i ona ima svoje prednosti i  nedostatke i zaslužuje poseban tekst. Detaljno ću je opisati u postu koji ću objaviti na ovom blogu u sledeći ponedeljak, 24. februara 2020.)

Dakle, nakon određivanja zadataka, pre nego što započnete sa realizacijom, procenite vreme potrebno za rad, važnost i hitnost zadatka. Čak i ljudi sa najboljim vremenskim kompetencijama nemaju sposobnost da sve 100% predvide, pa, naravno, ne mogu “u minut” tačno da odrede stvarno vreme potrebno za neku aktivnost. Svi znamo, iz našeg svakodnevnog iskustva, da iznenađujući i nepredvidivi događaji (odložen let, zastoj u saobraćaju, hitan sastanak kod klijenta, sastanak kod šefa koji je trajao duže od planiranog vremena  itd.), mogu i najbolju procenu da dovedu do apsurda. Iz tog razloga, u svakom planu bi trebalo da postoji I dovoljno velika vremenska rezerva  – u idealnom slučaju ne bi trebalo da fiksno planirate više od 60% svog dana. Preostalih 40% služi za društvene aktivnosti i za aktivnosti koje niste mogli da predvidite u trenutku kada ste postavili dnevni plan.

Svaki menadžer koji veruje da 60% radnog vremena nije dovoljno za obavljanje njegovih fiksnih poslova, ima važan dokaz da je na poslu previše opterećen.

Planiranje je kompas za radni dan menadžera. Plan sadrži vremenski okvir, kolonu za zadatak, kolonu za označavanje važnosti zadatka (prioritet) i kolonu u kojoj su označeni završeni zadaci. Menadžer koji ima visoke vremenske kompetencije, takođe, uzima u obzir i liniju svojih dnevnih performansi – on zna svoj dnevni bioritam i najvažnije zadatke obavlja onda kada je najproduktivniji. Na primer, neće važan telefonski razgovor da zakaže neposredno posle ručka, kada je možda pospan i oseća umor, već će ga zakazati u vreme kada oseća da je u “top formi”.

Najbolje je da vaš raspored bude u pisanom obliku. Ako to učinite samo u glavi, mozak će vam biti zauzet nepotrebnim zadatkom pamćenja, a lako može da se desi da zaboravite nešto važno. Prednost je imati plan “crno na belo”. Pored drugih prednosti, takav način planiranja otežava odlaganje. Odlaganje neugodnog posla i zamena sa zadacima koji su nam prijatniji više ne ide tako lako. Uz to, dobićete dodatnu motivaciju kada počnete da precrtavate završene zadatke.

Ako već radite na poboljšanju svoje vremenske kompetentnosti, svoje upravljanju vremenom možete dodatno da optimizujete pomoću ove kontrolne liste:

Da li u vašem svakodnevnom radu postoje određeno vreme koje rezervišete za planiranje i pripremu rada?

Da li planirate rezervu/vreme za nepredviđene okolnosti?

Da li su stavke poput „pospremanja stola“ i „razvrstavanje e-poruka“ sastavni deo vašeg radnog plana?

Da li uzimate u obzir svoju dnevnu liniju ličnih performansi prilikom planiranja vašeg rada?

Da li definišete zadatke i ciljeve u pisanom obliku i beležite kada treba da ih izvršite?

Da li određujete prioritete i pridržavate se pravila: Prvo uradi najvažnije?

Da li dosledno završavate započete poslove,  tako da su potpuno završeni?

Proveravate li svoju e-poštu samo u unapred određeno vreme, dva ili tri puta dnevno? Da li je funkcija obaveštavanja za nove e-mailove („Imate poštu!“) deaktivirana?

Da li započinjete posao ujutro i izbegavate “taktike za rad” poput provere privatnih e-mailova, poruka sa društvenih mreža ili popularnih veb stranica?

Da li odlučno kažete “ne” kada vas neko ometa, dok ste fokusirani na ono što je vama zaista važno?

Da li delegirate zadatke koji mogu da se delegiraju?

Zapitajte se, da li zaista morate sve poslove koje radite, da obavljate samo vi, stopostotno? Da li ste zaista samo vi odgovorni za sve poslove koje radite u vašem sektoru, odeljenju, kompaniji? Da li je moguće promeniti radno opterećenje kome ste izloženi u toku radnog vremena? Zašto svakodnevno idete kući uz osećaj da se planina na vašem stolu opet povećala, umesto da se smanjuje?

Ako dovodite u pitanje svoj odnos prema poslu i načinu rada, na dobrom ste putu. Obratite više pažnje na važno, a manje na nevažno, odbacite zadatke koji nisu deo stvarnog posla, eliminišite uznemirujuće faktore koji vas destabilizuju.

Bolje planiranje može da vam pomogne u smanjenju osećaja da niste u skladu sa zahtevima posla. Biće vam od koristi kako biste bliže pogledali snage i slabosti svog sopstvenog stila rada, organizaciju sopstvenog radnog područja, ili, načina na koji postavljate prioritete i donosite odluke.

Kolika je vaša vremenska kompetentnost možete da proverite testom “Moja lična vremenska kompetentnost” koji možete besplatno da preuzmete na strani “preuzimanja” ovog sajta.

Uradite ovaj test na vreme i poštedite sebe i ljude oko vas nepotrebnog stresa, uznemirenosti i nezadovoljstva  – to je dobra polazna osnova za vaš rad na razvoju vremenskih kompetencija.

Vaš,

Dragan Savić